Storie di successo

Tweppy, i pionieri del Lean Office aziendale

agente _LEAN OFFICE

La definizione di Lean Office si collega al Lean Thinking, ossia, la linea di pensiero che, applicata a processi d’ufficio aziendali, permette di aumentarne l’efficienza e di abbattere così gli sprechi e i costi . Questi processi impliciti in ogni organizzazione (Comunicazioni e scambi d’informazioni, assegnazione degli incarichi, gestione dei documenti, accessibilità dei dati, CRM marketing e anagrafiche dei clienti, etc.) coinvolgono, inoltre, tutte le risorse dell’azienda in maniera trasversale, compreso il management.

Tweppy è la soluzione che integra tutto ciò all’interno di un unico progetto di Lean Office che coinvolge tutte le risorse aziendali. Nella prima fase di implementazione l’adattamento ai processi esistenti inizia da una fase di analisi della situazione AS-IT-IS del sistema organizzativo aziendale che mira a un’evoluzione dei processi invece che a una loro rivoluzione. Questa prima fase di analisi serve per identificare in maniera descrittiva i processi aziendali sui quali si andrà poi a effettuare un miglioramento lean rispetto a tutte le fasi della catena interna di trasmissione delle informazioni.

Un esempio pratico dell’impronta evolutiva che comporta adottare Tweppy come soluzione di Lean Office si può notare fin dalla stessa assegnazione iniziale degli incarichi alle differenti risorse; l’interfaccia della mail aziendale viene sostituita e veicolata all’interno dello strumento incrementandone intuitività ed efficienza. Con Tweppy, infatti, basta un click e ogni risorsa coinvolta ha la visibilità immediata e continuativa dell’incarico da completare e dello stato di avanzamento della pratica, compresa una sua possibile data di consegna.

Un esempio grafico dell’interfaccia di Tweppy:

Progetti_NEWIncarico NEW

 

Adottare principi Lean Office per la propria azienda porta vantaggi anche nelle fasi successive; Le richieste da parte dei clienti, con Tweppy, vengono trattate a livello trasversale riducendo in maniera drastica i tempi improduttivi e le inefficienze delle comunicazioni tra uffici interni, minimizzando inoltre il numero di mail inviate. Anche eventuali solleciti saranno immediatamente visibili a tutte le risorse coinvolte, evitando inutili interferenze nello svolgimento del processo.

La gestione della posta elettronica aziendale tramite Tweppy genera sinergie anche dal punto di vista qualitativo rendendo i processi più snelli e rapidi, tenendo inoltre traccia dello storico delle informazioni legate agli scambi di mail.  Leggendo una mail con Tweppy saltano subito agli occhi le informazioni più importanti, ossia chi ha letto il messaggio, chi ha preso in carico l’attività o chi ha risposto al cliente. Il concetto di Lean Office viene così applicato negli uffici non coinvolti nelle attività produttive con l’obiettivo di ridurre i tempi di risposta alle richieste del cliente.

Le fonti di generazione degli incarichi e dei messaggi sono molteplici ma non per questo la loro organizzazione deve essere per forza inefficiente; Tweppy interviene anche in questo caso unificando in un solo output comune a tutte le risorse le diverse tipologie di messaggi, dando la possibilità di condividere i contenuti invece che inoltrare e generare nuovi messaggi. In questo modo ogni risorsa coinvolta può aggiungere informazioni sulla pratica e sul cliente coinvolto nella richiesta promuovendo una costante azione di CRM volta a migliorare la qualità del servizio fornito rendendo Lean l’intero processo.

Come lo smartphone rende tutti più social, Tweppy rende tutti più collaborativi, dato che esiste solo spazio per l’efficienza. Essendo, di fatto, un progetto di evoluzione organizzativa in termini Lean Office e diventando l’unico strumento di comunicazione e gestione delle informazioni utilizzato in azienda, ignorare Tweppy significherebbe non partecipare collaborativamente al processo organizzativo. Tutto questo può migliorare l’intero clima aziendale rendendo il lavoro più facile a tutte le risorse coinvolte e migliorando l’output per i clienti riducendo al contempo gli sprechi e i costi tipici di questi contesti.

La parte di implementazione del nuovo sistema è gestita, da parte di Tweppy, mettendo a disposizione delle aziende che lo adottano dei consulenti preparati sul tema del cambiamento per agevolare al meglio le risorse nella fase di transizione; a questa fase segue inoltre un tutoraggio attivo dove le risorse verranno seguite e introdotte all’uso del nuovo sistema e, così, a una più rapida e agevole comprensione dei nuovi processi e software.

Tweppy si basa su tecnologie innovative ed è stato progettato con lo specifico obiettivo di garantire sicurezza unita ad alte prestazioni, senza limiti di connettività o spazio, perdi più dotato di una struttura inattaccabile in grado anche di sincronizzarsi con altri software gestionali.

Tweppy è anche l’unico strumento di office certificato APCO e si candida, quindi, a rappresentare la soluzione più rapida ed efficiente per adottare principi Lean Office e applicarli con facilità ai metodi di lavoro già esistenti nella propria azienda.

 

Per maggiori info visita www.tweppy.com

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